ویژگی های سیستم سفارشات خارجی

ویژگی های سیستم سفارشات خارجی

سیستم سفارشات خارجی

سیستم خرید خارجی، سیستم تامین ارزی، سیستم سفارشات خارجی همه این ها واژه هایی است که برای نام گذاری این سیستم استفاده شده است. از سیستم خرید خارجی به عنوان ابزاری که تسهیل کننده جریان مالی، جریان اطلاعات وجریان مواد در خرید های برون مرزی است، نام برده می شود. به دلیل تنوع چرخه خرید، تنوع در شیوه های پرداخت و سطوح متعدد مسئولیت ها بین خریدار و فروشنده در شرکت های متفاوت نمی توان نسخه ای عام را به عنوان روشی جامع برای این سیستم پیشنهاد نمود، اما قوانینی در سطح بین الملل مطرح شده که آن ها دامنه پیچیدگی ها را محدود نموده و منجر به شکل گیری بستری مناسب جهت سیستمی نمودن رویه ها شده است. در کنار قوانین بین الملل، سیاست های اعمال شده توسط دولت و بانک مرکزی در چگونگی تخصیص ارز، قوانین و مقررات گمرکی، تحریم و شرایط بین المللی منجر شده تا نتوان نسخه ای عام را برای این ماژول تنظیم نمود. از آنجایی که فرآِیند خرید با توجه به نوع شرکت، سلیقه مدیریت و حجم خرید شکل های متفاوتی به خود می گیرد یکی از جامع ترین نسخه ها در جهت جهان شمول بودن این سیستم، طراحی نرم افزارهای فرآیند محور می باشد.

از طرفی دیگر معمولا خریدهای سازمانی خریدهایی سلسله مراتبی است که در مرحله تصمیم گیری با پیشروی گام های اجرا تصمیم نهایی به خرید اتخاذ می شود. بعد از آنکه تصمیم به خرید گرفته شد، چگونگی تامین کالا و شرایط خرید اهمیت پیدا می کنند. سیستم خرید خارجی از مرحله درخواست تامین کالا آغاز شده و با صدور برگ ارسال کالا به انبار خاتمه می یابد. شرکت ها باید توجه داشته باشند که عملیات خرید خارجی در زمره فرآیندهایی قرار می گیرد که سرعت و مقدار سرمایه در گردش را تحت تاثیر قرار دهد. با هر گونه پرداختی نقدینگی از سازمان خارجی می شود و نیاز به پیگیری مستمر توسط سازمان جهت جایگزینی با کالا وجود دارد.

کاربردهای سیستم خرید خارجی

 از سیستم خرید خارجی، هر شرکتی متناسب به سطح انتظارات آن توقعات متفاوتی دارد؛ برخی از مهم ترین خواسته هایی که کاربران به دبنال سیستمی نمودن این بخش می باشند به شرح زیر می باشد:

  • ثبت پیش فاکتور خرید خارجی به قیمت ارزی و ریالی با در نظر گرفتن promotion های این ماژول
  • ثبت اطلاعات لیست بسته بندی(packing list )
  • ثبت اطلاعات بارنامه، صورتحساب فروشنده به صورت متمرکز
  • محاسبه بهای تمام شده کالای خریداری شده خارجی
  • نگهداری اطلاعات خرید به صورت ارزی جهت تهیه بودجه خرید
  • محاسبه مدت زمان سفارش خرید از لحظه درخواست تا تحویل کالا
  • نگهداری اطلاعات کوتاژ و ضمانت نامه های گمرکی جهت ممانعت از پرداخت ها تکراری
  • ارایه هشدار به سازمان در ارتباط با خریدهایی که مدت زمان قابل توجهی از زمان پیش پرداخت گذشته ولی حملی انجام نشده است.
  • محاسبه وضعیت سودآوری خرید در شرکت های بازرگانی با توجه به نواسات قمیت ارز
  • ثبت استعلامات ارزی متناسب با کالا، ارز، تامین کننده و تاریخ
  • ثبت هزینه های متفاوت خرید خارجی با توجه به نوع هزینه
  • امکان تسویه خرید به صورت مکانیزه بر اساس پیش پرداخت های ارزی
  • امکان تسویه خرید بر اساس شیوه اعتبار اسنادی فاینانس
  • امکان تسویه خرید براساس شیوه شیوه اعتبار اسنادی ریفاینانس
  • امکان تسویه خرید براساس شیوه پرداخت دیداری

 

اصطلاحات خرید خارجی

اعتبار اسنادی کوتاه مدت(ریفاینانس): نوعي گشايش اعتبار اسنادي ميباشد كه فروشنده در زمان معامله اسناد طبق شرايط اعتبار وجه اسناد را به صورت نقد از بانك كارگزار دريافت مينمايد و خريدار با توجه به قرارداد منعقده با بانك در زمان تعيين شده در قرارداد اقدام به پرداخت وجه اسناد نمايد. حداكثر مهلت خريدار جهت پرداخت وجه اسناد از زمان مبادله اسناد حمل مورد تائيد بانك كارگزار خريداريك سال مي باشد.

 اعتبار اسنادي با استفاده از خطوط اعتباري بلندمدت (فاينانس): قرارداد اين نوع اعتبارات در صورت وجود خط اعتباري فعال، بين بانك ايراني و خارجي (اعتباردهنده) و تحت نظارت بانك مركزي منعقد مي شود. اين تسهيلات بلندمدت بوده و بانك خارجي تا  %85مبلغ پرفرما را به متقاضي براي پرداخت وجه اسناد گشايش يافته تخصيص ميدهد. از نظر فروشنده/ ذينفع، اين نوع اعتبار ديداري (نقدي) است.

 اعتبارات اسنادي نقدي(SIGHT PAYMENT L/C): نوعي گشايش اعتبار اسنادي است كه در صورت رعايت مفاد و شرايط اعتبار از سوي فروشنده/ ذينفع، حمل كالا و ارايه اسناد مطابق شرايط ، L/Cوجه اسناد به صورت نقدي و بلافاصله توسط بانك گشايش كننده اعتبار فروشنده پرداخت شود.

توجه: شاید در نگاه اول انتخاب هر یک از شیوه های فوق تفاوت چندانی با یکدیگر نداشته باشد، اما برای خریدار نرخ ارز در زمان تسویه با بانک اهمیت بسیاری دارد. این موارد زمانی اثر خود را نشان می دهد که کشور با نواسانات نرخ ارز مواجه است.

پیش فاکتور یا پروفرما(Pro forma Invoice): سندی است که فروشندگان کالا پس از ارائه مظنه و نهایی شدن قیمت و سایر شرایط به درخواست خریدار جهت اخذ مجوز های ورود برای افتتاح اعتبار اسنادی صادر می نمایند.

فاکتور یا سیاه ی تجاری( Invoice): از اسناد مهم است که فروشنده کالا به نام خریدار و به همراه سایر اسناد طبق قرارداد برای خریدار ارسال می نماینداین سند فاکتور خرید انجام شده است.

لیست بسته بندی(Packing List): این سند نشان دهنده تعداد کالاهای موجود در هر کارتن- پالت و یا هر نوع بسته بندی مورد توافق خریدار و فروشند می باشد. این سند در هنگام ترخیص کالا در گمرک فروشنده و خریدار بسیار اهمیت دارد.

بارنامه (Bill of Lading / BL): سندی است که حمل کننده یا نماینده وی پس از وصول کالا صادر می نماید حاکی از حمل کالای معینی از یک نقطه (مبدا حمل) به نقطه ی دیگر (مقصد حمل) با وسیله حمل مورد توافق در مقابل کرایه حمل معینی می باشد.

 معرفی امکانات سیستم سفارشات خارجی برهان

  • امکان تعریف تامین کننده به تفکیک داخلی و خارجی
  • امکان گروه بندی تامین کنندگان
  • امکان تعریف انواع گشایش اعتبار
  • امکان تعریف کارشناسان خرید(کارپرداز)
  • امکان گروه بندی کالاهای تامین
  • امکان تعریف تعرفه گمرکی بر روی کالاها
  • امکان تعریف مدل برای سفارش در راه
  • امکان صدور سند حسابداری ارزی و ریالی با توجه به نرخ ارز بر روی اسناد مورد نیاز با توجه به فرآیند خرید
  • امکان تعریف فرآیند خرید متناسب با شیوه های خرید سازمانی(با کمک موتور طراحی فرآیند سیستم تامین)
  • امکان پیوست و ضمایم مستندات خرید خارجی
  • امکان تعریف عوامل خرید به صورت ریالی و ارزی
  • تخصیص شماره یکتا به هر یک از رکوردهای درخواست تامین جهت پیگیری روند سفارش
  • امکان ثبت درخواست تامین کالا و تعیین میزان اضطرار بر روی هر قلم
  • امکان ثبت استعلامات متفاوت ارزی
  • امکان ارایه پیغام بر روی مراحل متفاوت خرید با کمک ابزار گزارشات اتوماتیک برهان
  • تفکیک فاکتور خرید داخلی و خارجی جهت ارایه گزارشات قانونی
  • امکان محاسبه بهای تمام شده سفارش در مراحل متفاوت خرید به صورت مرحله ای
  • امکان دریافت تاریخچه عملیات خرید در هر مرحله از فرآیند خرید
  • امکان ثبت پیش پرداخت در هر یک از مراحل خرید خارجی
  • امکان تسویه خرید بر اساس پیش پرداخت های مرحله ای متفاوت متناسب با نرخ ارز تخصیص داده شده
  • امکان ثبت توضیحات مرتبط با جریان پیگیری فرآیند خرید خارجی برای هر خرید
  • امکان تخصیص تفصیلی برای هر یک از سفارش گذاری های خرید خارجی

 معرفی لینک های مرتبط

  • جهت مشاهده گزارشات واحد بازرگانی و سفارشات خارجی اینجا را کلیک نمایید.
  • جهت مشاهده قابلیت های ماژول تامین برهان اینجا را کلیک نمایید.
  • جهت مشاهده نحوه ثبت استعلام در ماژول تامین برهان اینجا را کلیک نمایید.
  • جهت مشاهده مستندات آموزشی برهان نوین اینجا را کلیک نمایید.
  • جهت مشاهده مقالات و مستندات عمومی اینجا را کلیک نمایید.
  • جهت دریافت کاتالوگ برهان اینجا را کلیک نمایید.
  • جهت مشاهده پرسش های کاربران در ارتباط با ماژول تامین از واحد پشتیبانی اینجا را کلیک نمایید.