سیستم استخراج گزارشات فصلی از سیستم حسابداری

این سامانه برای شرکت هایی که تنها ماخذ قابل استناد برای آنها سیستم حسابداری است طراحی شده به شکلی که براساس الگوریتمهای  طراحی  شده اقدام به گردآوری، آنالیز و تلخیص اقلام اسنادی که در گزارش خرید (به طور ویژه) و فروش در دوره های سه ماهه مشارکت داشته‌اند میگردد.

هدف از طراحی این سیستم حذف استفاده از اکسل جهت جمع آوری و ارایه اطلاعات برای گزارش ارزش افزوده و خرید و فروش فصلی است. اسنادی که در گزارش خرید فصلی مشارکت میکنند شامل هزینه ها، خرید خدمات و کالا و... میباشند که عمدتا از سیستم دارایی ثابت، انبار، خرید خدمات، اسناد با ثبت دستی در حسابداری، خزانه در سیستم حسابداری گردآوری جامع شده اند.

از آنجایی که منطق برنامه به صورت مرحله ای طراحی شده بخش عمده ای از اطلاعات به صورت مکانیزه آنالیز می شوند. سایر اطلاعات که منطقی ندارند، به صورت دستی و با مشاهده کاربر و به سرعت به لیست مورد نظر اضافه می شوند. دراین حین نسبت به شناسایی خرید های زیر حدنصاب معاملات نیز اقدام می گردد. (در فایل دارایی نیز در صفحه مورد نظر اطلاعات مرتبط با بخش حدنصاب پر می شود). این سامانه به نحوی طراحی شده که اطلاعات شناسه ملی اشخاص حقیقی و حقوقی، کد اقتصادی، کدنواحی مالیاتی، گواهی ارزش افزوده و تاریخ اعتبار آن را برای کاربران به صورت بانکی جامع نگهداری می‌کنند. با توجه به  منطق به کار گرفته شده اطلاعات دو در فاز تجمیعی و تفکیکی گردآوری می شوند و در پایان فایل اکسس مورد نظر دارایی به صورت اتوماتیک تکمیل میگردد.

علاوه بر تهیه گزارش خرید و فروش فصلی این گزارش در تهیه و صحت سنجی اطلاعات مرتبط با ارزش افزوده نقش مهمی ایفا میکند. از آنجایی که تمامی موارد ذکر شده در گزارش ارزش افزوده در گزارش فصلی شرکت میکند، در این سامانه صحبت سنجی مجدد محاسبات کاربر در ارتباط با ارقام ارزش افزوده ای نیز مشخص میگردد. در صورتی که رقم ثبت شده برای اطلاعات ارزش افزوده اشتباه باشد به کاربر پیغام داده میشود.

مقایسه سامانه استخراج گزارشات فصلی با اکسل

  • محدودیت نگهداری در فراخوانی تعداد ردیف بالا وجود ندارد؛ این سیستم بر روی پایگاه داده SQL نصب می شود، لذا کاربران با کندی عملیات در پردازش های بالا مواجه نمی شوند.
  • پردازش بخش عمده ای از اطلاعات به صورت مکانیزه انجام می شود. در حالی که در اکسل امکان پردازش مکانیزه بدین شکل وجود ندارد.
  • اطلاعات مرتبط با کد و شناسه ملی که برای یک دوره استفاده می شود به صورت متمرکز نگهداری می شود تا در صورت نیاز در فصول متفاوت به آن رجوع شود ، در حالی که در اکسل هر فصل باید به صورت مجزا ثبت و نگهداری اطلاعات انجام شود.
  • تاریخ اعتبار گواهی ارزش افزوده توسط سیستم قابل کنترل است، دراکسل کاربر باید به صورت دستی و چشمی اطلاعات ثبت و نگهداری شود.
  • در این سامانه نگرانی بابت اشتباهات ویرایشی اطلاعات توسط کاربر وجود ندارد، زیرا برای هر تغییری به کاربر پیغام داده میشود و در صورت تایید نسبت به ویرایش آن اقدام میشود.
  • تحت وب است، لذا در صورت تمایل میتوان در خارج از شرکت نیز از این سامانه جهت پیشبرد امور استفاده نمود، در حالی که در اکسل با توجه به ذخیره نمودن فایل ها در صورت جابجایی باید همواره نگران به روز بودن آخرین فایل بود.
  • با توجه به معماری پایگاه داده SQL میتوان در صورت اشتباه کاربر نسبت به بازگردانی تغییرات در لحظات متفاوت اقدام نمود، در حالی که در اکسل چنین امکانی وجود ندارد.
  • این سامانه جامع است یعنی اطلاعات سالهای متفاوت در آن نگهداری می شود، لذا نگرانی در ارتباط با ترک کردن شرکت توسط پرسنل مسئول تهیه گزارشات وجود ندارد.
  • با توجه به اینکه سیستم مذکور بر اساس منطق مشخصی نوشته شده است گاها ثبت های اشتباه ثبت شده توسط کاربران قابل شناسایی است در حالیکه اکسل اینگونه طراحی نشده است.
  • نگرانی بابت حذف اسناد آماده پردازش وجود ندارد، درحالیکه در اکسل آخرین تغییرات نگهداری می شود.